Bạn có bao giờ cảm thấy như bạn đang chìm trong công việc và không biết từ đâu mà bắt đầu? Hay bạn đã từng cố gắng tập trung vào công việc quan trọng nhưng lại bị các distractors như email, điện thoại và mạng xã hội phá vỡ quá trình làm việc của bạn?
Nếu câu trả lời là “có”, hãy thử tưởng tượng một ngày làm việc hiệu quả hơn, một ngày mà bạn biết được công việc quan trọng nhất và tập trung vào nó.
Hôm nay, chúng ta sẽ tìm hiểu về
Quy trình xác định và ưu tiên công việc quan trọng
Trước khi chúng ta bàn về quy trình ưu tiên công việc quan trọng, hãy tìm hiểu nguồn gốc và tác động của vấn đề này.
Nguyên nhân chính của việc mất tập trung và không làm được công việc quan trọng là do hiện tượng gọi là “quá tải thông tin”. Trong một nghiên cứu gần đây, các nhà nghiên cứu đã phát hiện ra rằng trí tuệ của con người không đủ để xử lý lượng thông tin lớn hiện có trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta.
Do đó, chúng ta cần một cách để quản lý và sắp xếp công việc của mình để tối ưu hóa năng suất làm việc.
Quy trình xác định và ưu tiên công việc quan trọng có thể giúp bạn đạt được điều này.
Đầu tiên, để xác định công việc quan trọng, hãy đặt câu hỏi cho chính mình: “Công việc nào đang mang lại giá trị lớn nhất cho mục tiêu của tôi?” Đáp án cho câu hỏi này sẽ giúp bạn nhận ra công việc nên được ưu tiên hơn.
Sau khi xác định được công việc quan trọng, bước tiếp theo là ưu tiên nó. Một cách thực tế để ưu tiên công việc là sử dụng phương pháp “ma trận ưu tiên”. Bạn có thể tạo ra một bảng gồm hai trục – mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp.
Mức độ quan trọng xác định mức độ ảnh hưởng của công việc đó đến mục tiêu của bạn, trong khi mức độ khẩn cấp xác định thời gian cần thiết để hoàn thành công việc đó.
Với ma trận này, bạn có thể xác định các công việc nào cần được ưu tiên cao nhất và đặt lịch làm việc của bạn dựa trên đó.
Ngoài ra, có một số hướng giải quyết cơ bản khác để giúp bạn tập trung vào công việc quan trọng.
Hãy thử áp dụng một số phương pháp sau
1. Khoảng thời gian tập trung:
Đặt một khoảng thời gian trong ngày để tập trung vào các công việc quan trọng nhất mà không bị làm phiền bởi các tác động bên ngoài. Tắt thông báo của điện thoại di động và email, và đảm bảo rằng bạn có một môi trường làm việc yên tĩnh.
2. Sử dụng kỹ thuật Pomodoro:
Kỹ thuật Pomodoro được phát triển bởi Francesco Cirillo và giúp người dùng tập trung hơn bằng cách chia công việc thành các khoảng thời gian nhỏ gọi là “Pomodoro”. Mỗi Pomodoro kéo dài trong 25 phút, trong đó bạn tập trung hoàn toàn vào công việc, sau đó có một khoảng thời gian nghỉ ngơi trong 5 phút. Sau 4 Pomodoro, bạn nghỉ ngơi lâu hơn trong 15-30 phút.
3. Xác định và khắc phục các tác động phá rối:
Xác định những tác động phá rối chủ yếu trong quá trình làm việc của bạn và tìm cách khắc phục chúng. Ví dụ, nếu email là một tác động phá rối, hãy đặt thời gian cố định để kiểm tra và trả lời email thay vì xem email liên tục suốt cả ngày.
Những phương pháp trên chỉ đơn giản là để giúp bạn bắt đầu, nhưng có thể có những phương pháp nâng cao hơn để bạn tập trung vào công việc quan trọng. Hãy khám phá các phương pháp này và tìm ra những gì phù hợp với bạn và công việc của bạn.
Trên đây là một số khía cạnh cơ bản về việc xác định và ưu tiên công việc quan trọng. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách tập trung vào công việc và nâng cao năng suất làm việc, hãy xem sách “Deep Work” của Cal Newport và “The One Thing” của Gary Keller.
Và nếu bạn cần sự hỗ trợ gia tăng năng suất trong công việc hoặc cuộc sống thì xin giới thiệu Together – Quản Lý Thời Gian, Nâng Hiệu Suất Làm Việc
Quản lý thời gian và năng suất là thách thức lớn trong thế giới làm việc hiện đại. Together, phần mềm quản lý công việc, được thiết kế để giải quyết điều này.
Với khả năng tập trung cao và sắp xếp công việc hiệu quả, Together giúp bạn tận dụng từng khoảnh khắc làm việc.
– Thời Gian: Together cho phép bạn phân loại và ưu tiên nhiệm vụ một cách chính xác, giúp bạn làm việc thông minh hơn, không chỉ chăm chỉ hơn.
– Tăng Cường Sự Tập Trung: Loại bỏ xao nhãng và tập trung vào những gì quan trọng, Together mang lại môi trường làm việc tối ưu cho hiệu suất cao.
Together không chỉ là một công cụ; nó là đối tác đáng tin cậy giúp bạn đạt được mục tiêu nhanh chóng và hiệu quả. Hãy để Together biến mỗi ngày làm việc của bạn thành một hành trình hiệu quả và ý nghĩa.